LOUNAISMAAN OP-KIINTEISTÖKESKUS OY:N TIETOSUOJAPERIAATTEET (OP-ISÄNNÖINTI)
Alla kerromme OP-Isännöinnin toiminnasta henkilötietojen käsittelijänä.
Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja.
Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa: nimi, osoite, puhelinnumero, henkilötunnus ja sähköpostiosoite. Meidän on käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voimme palvella isännöinti- asiakkaitamme. Antamalla meille henkilötietosi hyväksyt tämän tietosuojakäytäntömme. Jos et suostu tähän, älä käytä Lounaismaan Kiinteistökeskus Oy:n nettisivustoa äläkä anna henkilötietojasi.
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Satu Kyläniemi
OP-ISÄNNÖINTI TIETOJEN KÄSITTELIJÄNÄ
Tarjoamme isännöintipalveluita. Näihin palveluihin liittyy asiakkaiden tietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät asiakkaamme. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii asiakasyritys, ja OP-Isännöinti toimii tietojen käsittelijänä. Käsittelemme tietoja asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Toimiessaan tietojen käsittelijänä, OP-Isännöinti noudattaa tietosuojalainsäädännön mukaisesti asiakkaan kanssa tehtyä tietojenkäsittelysopimusta.
Asiakas on antanut suostumuksensa ja takaa, että asiakas on oikeutettu siirtämään tiedot OP-Isännöinnin käsiteltäviksi ja että asiakas vastaa tietojen oikeellisuudesta. Toimiessaan tietojen käsittelijänä OP-Isännöinti on velvollinen ryhtymään teknisiin ja organisatorisiin tietoturvatoimenpiteisiin yksityisyyden suojaamiseksi rekisterinpitäjänä toimivan asiakkaan puolesta. Tietojen käsittelijänä OP-Isännöinti ei käsittele henkilötietoja muulla kuin rekisterinpitäjän kanssa tehdyssä sopimuksessa oikeutetulla tavalla.
OP-ISÄNNÖINTI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄNÄ
OP-Isännöinti toimii käsittelijänä henkilötiedoille, jotka keräämme osakkailta, vuokralaisilta, taloyhtiön työntekijöiltä, omista työntekijöistämme sekä työnhakijoista.
MIKSI KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?
Tietojen käsitteleminen on tarpeen asiakassuhteiden hoitamiseksi. Käsittelemme henkilötietojasi vapaaehtoisen suostumuksesi perusteella. Annat suostumuksesi lähettäessäsi meille tietosi. Koska suorittamamme henkilötietojen käsittely ei ole sinulle haitaksi, emme pyydä erillistä suostumustasi.
MITEN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJASI?
Voimme kerätä tietojasi asunto-osakkeen kauppakirjasta, vuokrasopimuksesta, puhelimitse ilmoitetusta, sähköisestä tai paperisesta muuttoilmoituksesta tai muusta vuokraukseen/käyttökorvaukseen liittyvästä ilmoituksesta. Tietoja voidaan kerätä myös Väestörekisteristä ja Luottotietorekisteristä. Lisäksi tietoja voidaan päivittää asiakkaan ilmoituksen perusteella. Voimme kerätä henkilötietojasi myös siinä tilanteessa, että otat yhteyttä nettisivujemme kautta.
MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?
Asiakassuhteen hoitaminen edellyttää, että asukas/osakasrekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: nimi ja huoneistonumero, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, pankkiyhteystieto, omistusaika, muuttopäivämäärä, vuokrasopimustiedot, vuokravakuustiedot, vastikkeen/vuokran maksutiedot, sekä tiedot vesi-, autopaikka-, autotalli-, varasto-, sauna- ja pesutupamaksuista. Samassa osoitteessa asuvien henkilöiden lukumäärä sekä henkilötunnukset. Lisäksi voidaan käsitellä kulunvalvonta- ja kameravalvontajärjestelmän tietoja.
Palkanlaskennassa tarvitsemme ainakin seuraavia tietoja: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), pankkiyhteystieto sekä työsuhteen alkamisajankohta.
OP-Isännöinti ei käsittele arkaluontoisia henkilötietoja.
TARKASTUSOIKEUS & KORJAUSTEN TEKEMINEN
Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tässä tietosuojaselosteessa määritellylle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntöihin vastaamme kymmenen työpäivän kuluessa.
MITEN LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI?
Henkilötietojen käsittelijänä emme myy tai siirrä tietojasi ulkopuolisille osapuolille. Tämä ei sisällä luotettuja kolmansia osapuolia, jotka auttavat meitä liiketoimintamme suorittamisessa, mutta myös näiden osapuolten on pidettävä tiedot luottamuksellisina.
OIKEUS KIELTÄYTYÄ MARKKINOINTIVIESTINNÄSTÄ
Emme käytä henkilötietojasi markkinointiviestintään.
MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIEDOT?
Järjestelmämme ovat suojatut palomuureilla sekä virustorjuntaohjelmilla. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. Rekisteriin pääsy on ainoastaan OP-Isännöinnin työntekijöillä ja atk-tuellamme. Paperilomakkeet säilytetään lukollisissa kaapeissa valvotuissa tiloissa.
MITEN PITKÄÄN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJA?
OP-Isännöinti säilyttää henkilötietojasi vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa. Voimme säilyttää henkilötietojasi kohtuullisen ajan yhteydenottosi jälkeen. Kun keräämiämme tietoja ei enää tarvita, tuhoamme/poistamme ne kuuden kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä.
ALIHANKKIJAT
Jos alihankkijoita käytetään, OP-Isännöinti tekee niiden kanssa tietojenkäsittelysopimuksen, jotta yksityisyytesi suojataan ja asiakkaille annetut sitoumukset täytetään.
SELOSTEESEEN TEHTÄVÄT MUUTOKSET
Voimme tarvittaessa tehdä päivityksiä tietosuojaperiaatteisiimme. Suosittelemme lukemaan tämän dokumentin säännöllisesti.